Zarządzanie: 7 najlepszych praktyk prowadzenia szefa

Źródło: Licencja Pixabay Creative Commons

Menedżerowie nie tylko zarządzają w dół. Oni również sobie radzą, a umiejętność robienia tego dobrze stanowi kluczową umiejętność kariery.

Zarządzanie w dół to, co menedżerowie robią z pracownikami, którzy są bezpośrednimi raportami. Zarządzanie to, co menedżerowie robią z własnymi szefami.

Skuteczni menedżerowie średniego i wyższego szczebla idealnie chcą mieć pewność, że ich szefowie podejmują dobre decyzje w oparciu o dokładne, aktualne i wysokiej jakości informacje. Powinny chcieć solidnych relacji opartych na wzajemnym zrozumieniu, zgodnych poglądach i szacunku dla nieporozumień.

„Musisz wiedzieć, jak przewidywać potrzeby szefa - lekcji, której wszyscy możemy się nauczyć od najlepszych asystentów wykonawczych. Musisz zrozumieć, co sprawia, że ​​twój szef tyka (i co ją denerwuje), jeśli chcesz uzyskać wpisowe dla swoich pomysłów. Problemy nieuchronnie się pojawią, ale znajomość właściwego sposobu przedstawienia problemu szefowi może pomóc w radzeniu sobie w trudnych sytuacjach - mówi Dana Rousmaniere w Harvard Business Review.

Pracownicy często zakładają, że ich zachowanie i wydajność w pracy wymaga od przełożonego przedstawienia wszystkich wskazówek. W tym wąskim ujęciu przywództwo zawsze pochodzi od szefa.

Ale niekoniecznie tak jest. Czasami pracownik może kierować przełożonym. Próba poprowadzenia szefa jest pouczającym sposobem uczenia się zarządzania, a także inwestycją w bezpieczeństwo pracy i przyszły sukces.

7 najlepszych praktyk zarządzania

Niektóre najlepsze praktyki są przydatne w nauce efektywnego zarządzania. Zawierają:

  1. Znalezienie właściwej równowagi między zbyt częstą i niewystarczającą komunikacją.
  2. Komunikowanie się w możliwie najbardziej zwięzły sposób.
  3. Dzielę się ważnymi, ale nie drobnymi, dobrymi wiadomościami.
  4. Dzielenie się złymi wiadomościami uczciwie, ale ostrożnie.
  5. Być wybiórczym, kiedy walczyć w bitwie.
  6. Unikanie skarg i krytyki wobec innych pracowników.
  7. Randki i dokumentowanie wszystkich ważnych informacji.

1 - Znajdź odpowiednią równowagę między zbyt często a niewystarczającą ilością

Mikroekspresja to mimika, która trwa tylko ułamek sekundy. Miałem szefa, którego mikroekspresje powiedziały mi, że odwiedzam zbyt często. Cofnąłem się daleko i później zostałem zbesztany za brak komunikacji. W końcu znalazłem właściwą równowagę.

Inny szef zawsze miał negatywny wyraz twarzy za każdym razem, gdy wchodziłem do jego biura. Ale dowiedziałem się, że zawsze chciał zostać sam, ponieważ miał zbyt wiele dużych problemów. Nauczył mnie udostępniać mu ważne informacje za pośrednictwem wiadomości e-mail i notatek, a nie podczas wizyt w biurze.

Źródło: Licencja Pixabay Creative Commons

2 - Komunikuj się w możliwie najbardziej zwięzły sposób

Im wyższy menedżer, tym bardziej pracownik na dowolnym poziomie musi przekazywać zwięzłe i przydatne informacje. Kierownicy wyższego szczebla i kadra kierownicza muszą odrzucić ogromne ilości faktów, aby skupić się na tym, co jest najbardziej przydatne i ważne. Nie chcą być przytłoczeni bardziej niż czują.

Podwładni muszą nauczyć się ostrożnie edytować swoją mowę, e-maile, połączenia telefoniczne i notatki. Muszą również dostosować ilość i częstotliwość w oparciu o osobowość szefa. Niektórzy szefowie chcą więcej informacji, a inni mniej. Ale szef, który chce więcej, również chce to zwięzłe.

3 - Podziel się dobrą, ale nie mniejszą dobrą wiadomością

Niepewni pracownicy często dzielą się dobrymi wiadomościami. Menedżer wyższego poziomu, który ma duże problemy z zarządzaniem czasem, nie będzie chciał tego wszystkiego słyszeć. Drobne dobre wieści warto podzielić się na zakończenie dyskusji, rozmowy telefonicznej lub e-maila na inny, ważniejszy temat. Nigdy nie wahaj się dzielić ważnymi dobrymi wiadomościami, gdy tylko się to stanie.

4 - Podziel się złą wiadomością uczciwie, ale ostrożnie

Nikt nie chce przekazywać złych wiadomości na żadnym szczeblu kierowniczym ze względu na potencjalne konsekwencje dla pracownika odpowiedzialnego za to, co poszło nie tak. Ale nieudostępnianie oczywiście to okropny pomysł.

Dlatego kierownik powinien przemyśleć, co powiedzieć szefowi, jak to powiedzieć i co zostanie zrobione, aby poprawić sytuację lub zminimalizować wpływ. Ukrywanie lub zniekształcanie ważnych faktów doprowadzi do utraty zaufania.

5 - Bądź wybiórczy w wyborze bitew

Podwładni, którzy mają pokusę do walki z bossem, powinni wypróbować stosunek 80/20. Oznacza to, że w 80% przypadków szefowie się mylą, a różnica zdań jest niewielka, podwładny powinien spróbować szturchnąć bossa, ale nie popychać go w przeciwnym kierunku.

Pracownik powinien asertywnie i z szacunkiem sprzeciwić się szefowi przez pozostałe 20 procent czasu, szczególnie gdy spory są poważne. Mam tylko nadzieję, że te czasy są rzadkie.

Wyjątkiem jest coś, co ma poważne konsekwencje prawne lub etyczne. W takich przypadkach pracownik powinien wykorzystać wszelką logikę, dowody i uczciwość, aby odpychać tak zdecydowanie i dyplomatycznie, jak to możliwe.

„Oczywiście będą chwile, gdy nie zgodzisz się z szefem, i to jest w porządku - o ile nauczyłeś się nie zgadzać z szacunkiem i produktywnością”, mówi Rousmaniere.

6 - Unikaj skarg i krytyki innych pracowników

Liderzy i menedżerowie są wynagradzani za rozwiązywanie problemów, nawet gdy ten „lider” jest kierownikiem średnim, a nawet pracownikiem. Jeśli inny menedżer bierze udział w konflikcie, szef musi o nim usłyszeć tylko wtedy, gdy podwładny przeszedł wszystkie możliwe scenariusze jego naprawy.

Ponieważ jest to zła wiadomość (patrz punkt 5 powyżej), pracownik lub kierownik powinien przemyśleć, jak podzielić się nią z szefem. W dyskusji zachowaj obiektywność co do problemu. Skoncentruj się na zachowaniu, problemie lub sytuacji, a nie na osobie.

Zobacz więcej na temat liderów i menedżerów: porady dotyczące kariery dla osób odpowiedzialnych.

7 - Data i dokument Wszystkie ważne informacje

Zawsze wysyłaj najważniejsze informacje o datowanej notatce i wydrukuj ją w folderze papierowym lub zapisz w folderze elektronicznym. Jeśli problem jest wystarczająco ważny, przynieś kopię na wizytę w biurze i zostaw ją szefowi.

Menedżerowie wyższego poziomu z przeciążeniem informacją mogą zapomnieć o dokumencie, a nawet dyskusji na ten temat. Notatka z datą i zapisem jest formą ubezpieczenia pracownika, który ją wysyła.

Ryzyko złego zarządzania

Menedżerowie mogą podejmować złe decyzje z powodu wad w przepływie informacji. Wady obejmują:

Źródło: Unsplash
  • Pracownik, który zniekształca informacje w celu przyciągnięcia przychylności.
  • Pracownik, który pomija kluczowe fakty.
  • Młody lub niedoświadczony pracownik, który podziela fałszywe lub bezpodstawne plotki.
  • Pracownik, który po prostu chce coś zrobić.
  • Pracownicy, którzy źle zrozumieli informacje i podzielili się nieporozumieniem.

Rezultatem końcowym są zniekształcenia informacji, które przepływają od pracownika lub kierownika do przełożonego wyższego poziomu. Zakłócenia te wpływają na decyzje kierownika, z których niektóre mogą mieć szkodliwy wpływ na firmę i pracowników.

Racjonalni, otwarci i obiektywni pracownicy wszelkiego rodzaju, bez względu na to, czy są to pracownicy, czy kierownicy, mogą nauczyć się kontrolować przepływ informacji do kierownictwa wyższego i wyższego szczebla. Jest to forma mocy dla każdego, kto chce skutecznie zarządzać.

Gdy pracownicy zrozumieją tę moc, mogą ją wykorzystać do dobrych lub złych celów, w zależności od charakteru lub poziomu bezpieczeństwa pracy.

W mojej 40-letniej karierze menedżerskiej i konsultingowej widziałem przykłady samolubnych pracowników, którzy zniekształcają informacje dla własnego dobra. Uciekają na chwilę, ale nie na zawsze. Poradziliby sobie znacznie lepiej, gdyby nauczyli się skutecznie zarządzać.

„Być może najważniejszą umiejętnością do opanowania jest wymyślenie, jak być prawdziwym źródłem pomocy - ponieważ zarządzanie nie oznacza ssania”, mówi Rousmaniere.