Zhakowany Kanban i listy: moi najlepsi sprzymierzeńcy w organizacji mojej pracy (i życia)

Organizacja nie jest moją najlepszą jakością. Mając to na uwadze, lubię używać narzędzi, które pomagają mi być na bieżąco.

W życiu osobistym korzystam z Wunderlist… DUŻO. Mam listy na wszystko. Tak wszystko. Na przykład teraz mam listy dla:

  • Zadania, które muszę wykonać w ciągu tygodnia,
  • Zadania, które muszę wykonać w ciągu tygodnia,
  • Zadania, które muszę wykonać dla mojej pracy magisterskiej,
  • Cele krótkoterminowe do osiągnięcia.

Zidentyfikowałem dwie główne zalety tej strategii.
Po pierwsze, po prostu nie zapomnę wykonać zadań. Po drugie, uważam to za bardzo motywujące. Po prostu nie można zaprzeczyć przypływowi satysfakcji za każdym razem, gdy zaznaczam element z listy, gdy skończę.

Prowadzę też listy w Evernote: książki do czytania, filmy do obejrzenia, restauracje do wypróbowania / które próbowałem i lubiłem… i to trwa. Myślę więc, że można bezpiecznie powiedzieć, że jestem osobą z listy.

Oczywiście, lista manii mojego życia obejmuje również moją działalność zawodową ... Aby zorganizować moją pracę w Societe Generale Global Banking & Investor Solutions - która świadczy usługi finansowe dla korporacji i instytucji finansowych, od startupów po banki centralne - używam WeKan (jest jak Trello, ale open source).

Teoria metody Kanban…

WeKan to narzędzie oparte na metodzie Kanban.
 Dla tych, którzy nigdy o nim nie słyszeli, metoda Kanban pozwala użytkownikowi wyświetlać zadania robocze i zarządzać nimi za pośrednictwem przepływu pracy (od „do zrobienia” do „wykonanego”).

Narzędzie zawiera pulpit nawigacyjny z sekcjami „Do zrobienia / W toku / Gotowe” (można je zmienić, przyjrzymy się tym, których używam poniżej) i kartami dla każdego elementu pracy, który możesz przenieść z jednej sekcji do inne.

Ta metoda pomaga:

  • Priorytetyzuj zadania
  • Ogranicz trwające prace, aby uniknąć marnowania czasu na przełączanie się z jednego zadania do drugiego
  • Zidentyfikuj potencjalne wąskie gardła

…w praktyce

Zobaczmy teraz, jak to działa w praktyce i jak faktycznie zhakowaliśmy tę metodę w naszym zespole UX.
Zespół składa się z 17 projektantów UX, z których każdy pracuje nad kilkoma projektami jednocześnie. Zwykle zespoły (UX, PO, IT…) używają tablic Kanban do współpracy przy projekcie, ale używamy ich również do organizowania naszej osobistej pracy.

Zobaczmy sztuczny (ale realistyczny) przykład mojej osobistej tablicy:

Sekcje

Jak widać jest 5 sekcji:

  • Oczekiwanie: w tej chwili sprawy niepilne, które należy jednak rozwiązać w pewnym momencie.
  • Do zrobienia: zadania do wykonania, najlepiej w ciągu tygodnia.
  • W toku: zadania, nad którymi obecnie pracuję. Staram się mieć jak najmniej elementów w tej sekcji, aby skupić się na jednym lub dwóch zadaniach jednocześnie, co z kolei pomaga zwiększyć wydajność.
  • Wykonano: zadania, które wykonałem w ciągu tygodnia.
  • Zarchiwizowane: starsze ukończone zadania.

Karty

Jedna karta = jedno zadanie.
Ale czasami możesz zagłębić się w szczegóły. Na przykład, kiedy mam zmiany do wykonania na prototypach, opisuję je w… tak, masz to: listy.
Ponownie utworzenie listy na karcie pozwala mi śledzić, co powinno być edytowane ORAZ mogę zaznaczyć każdy element po zakończeniu - moje ulubione działanie.

Etykiety

1 etykieta = 1 projekt.
Jak powiedziałem, pracujemy nad wieloma projektami jednocześnie, więc zapewnia to łatwy sposób śledzenia zadań dla każdego projektu. Możesz filtrować tablicę według etykiet, co oznacza, że ​​możesz wyświetlić wszystkie zadania określonego projektu jednym kliknięciem, jeśli masz na to ochotę.

Terminy

Aby pomóc ci ustalić priorytety swoich zadań, możesz ustawić termin na karcie. Muszę powiedzieć, że nie używam tego zbyt często. Ale jeśli jesteś podobny do mojej koleżanki Camille, możesz również użyć tej funkcji do śledzenia daty ukończenia zadania, co jest dość sprytne, jeśli mnie zapytasz.

W działania w naszym zespole

Przypisywanie zadań współpracownikom

WeKan działa dobrze, jeśli chodzi o współpracę w zespole.
Możesz przypisywać zadania innym członkom i „obserwować” te zadania, aby zobaczyć, kiedy zostaną one ukończone.

Na przykład, jeśli muszę poprosić Marine (projektanta UX i superbohatera administracyjnego z boku), aby dał mi dostęp do konkretnej aplikacji:

  1. Idę do zarządu Marine
  2. Tworzę zadanie, które umieszczam w jej sekcji „do zrobienia”
  3. Wybieram „obserwuj” zadanie (nie zapomnij „śledzić” tablicy, jeśli jest wyciszona, nie będzie działać)
  4. Po zakończeniu otrzymuję wiadomość e-mail.

Proste.

Powiadomienie szefa o twojej dostępności

Morgane, nasz szef, regularnie sprawdza wszystkich na forum, aby zobaczyć, jak sobie radzimy.

Daje to jej wgląd w to, kto może być w stanie podjąć się nowego projektu, jeśli ktoś potrzebuje pomocy w czymkolwiek, oraz postęp każdego zadania. Zasadniczo narzędzie zapewnia globalny widok tego, co robią zespół i każdy członek zespołu.

Zauważ, że wszystko tutaj przedstawione opiera się na naszym „hackowaniu” metody Kanban w celu zorganizowania naszej osobistej pracy przy kilku projektach. Do współpracy na dużą skalę przy projektach używamy innych narzędzi, takich jak Github, JIRA, a nawet WeKan w „tradycyjny” sposób.

Dziękuje za przeczytanie! Jakieś pomysły ? Z przyjemnością usłyszę Twoje opinie na temat WeKan lub innych narzędzi używanych do organizowania pracy i współpracy!